De gouden regels van videoconferenties

Videoconferenties zijn een praktijk die samen met hybride werk in ons leven is gekomen! De bijeenkomsten werden gevirtualiseerd en omgedoopt tot videoconferenties.

Videoconferenties zullen discussies blijven oproepen, vooral over één onderwerp: de camera! Met of zonder camera? In het volgende deel van deze gids laten we u ons standpunt ontdekken, laten we u enkele praktijken zien en leggen we uit hoe u ervoor kunt zorgen dat uw online bijeenkomst gegarandeerd een succes wordt: ↓

Zet de camera aan: waarom is het zo belangrijk?

Zou jij met een kap over je hoofd een vergaderruimte binnenlopen? Tenzij je bedrijf banken berooft, is het antwoord nee. Juridisch gezien dwingt niets je om je camera aan te zetten... Maar wil je echt de communicatie met je collega's verstoren?

van communicatie is
verbaal

de betekenis van de woorden die we spreken

38%

van communicatie is
taal

het geluid van onze stem en onze intonatie

55%

van communicatie is visueel

onze gebaren, onze houding en onze gezichtsuitdrukkingen, gebaren en lichaamshouding

Je kunt dus zeggen dat het uitschakelen van de camera betekent dat 55% van de communicatie wordt vernietigd. De communicatie is daardoor verstoord.

In de communicatie moet je jezelf zien om jezelf te kunnen beoordelen: werd ik goed begrepen? Zijn mensen blij, verrast, boos? Onmogelijk om dit te doen bij een zwart scherm, twee initialen of een foto. Het niet zien van anderen leidt vaak tot misverstanden.

We weten wat je nu waarschijnlijk denkt:

Ik wil niet dat mensen zien hoe mijn appartement eruit ziet - 2 oplossingen:
- Stel een achtergrond in of vervaag hem, bijna alle videotools staan dit toe
- Plaats de webcam op ooghoogte: te hoog en hij valt buiten beeld, te laag en andere deelnemers kunnen in uw neus kijken.

Het gebruikt te veel bandbreedte.
Woon je echt in een wit gebied? De meeste aansluitingen ondersteunen de camera (en zo niet, dan is er connection sharing).

Ik voel me niet op mijn gemak / het stoort me om mijn gezicht te zien - 2 oplossingen:
- Schakel videofeedback uit om zich op de vergadering te concentreren.
- Plaats een fluorescerende post-it ter hoogte van de camera, zodat u naar het gezicht kunt kijken van de persoon met wie u communiceert.

Schakel daarom in de toekomst uw camera in en probeer de volgende praktische tips te volgen om uw videoconferentie in de beste omstandigheden te houden:

Stop met multitasken:

Het is verleidelijk om tijdens een videochat te multitasken en naïef te denken dat niemand het zal merken. Maar wij mensen zijn niet zo goed in multitasken als we denken, en dat leidt tot meer stress dan wat dan ook. We sluiten dus onnodige vensters en applicaties af en zetten de notificaties op onze smartphone uit.

Stiptheid:

Voor sommigen is dit misschien vanzelfsprekend, maar helaas niet voor iedereen. Stiptheid is de basis voor een goede start van een virtuele vergadering, en het laat ook zien dat u uw collega's respecteert door hun tijd te waarderen

Test je apparatuur:

Wanneer u een videoconferentie start, vraagt de computer om een update of ontstaan er onverwacht technische problemen. De beste oplossing om problemen voor te zijn, is door de tijd te nemen of een collega te bellen om de volgende controles uit te voeren:

- Zorg ervoor dat de videosoftware up-to-date is
- Controleer de snelheid en stabiliteit van de internetverbinding
- Controleer of de apparaten werken en correct ingesteld.

Let op je uiterlijk:

Tijdens een videoconferentie kan de persoon met wie u spreekt u zien! Dus ook al is het verleidelijk om te kiezen voor het bekende pak met stropdas, onderbroek en sokken, toch is het belangrijk om je goed te kleden, vooral van top tot teen:

- Kleur: ga spaarzaam om met kleur, bij voorkeur pasteltinten
- Strepen, patronen en ruitjes: Bedrukte kleding kan leidt al snel tot een vertekend beeld. Effen kleur kleding werkt altijd!
- Hoeden en petten: Om te vermijden: ze verkleinen het zichtbare deel van het gezicht, dat al is verkleind door de webcam...
- Sportkleding: het is niet voor niets dat de term 'sweatshirt' komt van het Engelse woord voor 'to sweat": het zijn kledingstukken ontworpen voor... Geschikt voor sport, niet voor professionele bijeenkomsten!

In het kort

De basis van een succesvolle videoconferentie is: het publiek betrekken, aandacht besteden aan de manier waarop je spreekt en beweegt, en je bewust zijn van je uiterlijk en je omgeving. Onthoud dat u alle mogelijke en onmogelijke controles kunt uitvoeren, maar een fout kan altijd voorkomen! Het is het beste om een noodplan klaar te hebben voor het geval dat, zodat uw videoconferentie niet wordt verpest door een technisch probleem.

Begint u net met videoconferenties? Bekijk onze uitgebreide gids voor videoconferenties en bereid u vandaag nog voor op videoconferenties met individuen of in vergaderruimtes !

Lisa BRUENS

Key Account Manager in informatietechnologie en telecommunicatie, gespecialiseerd in oplossingen voor videoconferenties. Ik onderscheid mij door mijn strategische instelling met betrekking tot het beheer van belangrijke accounts en het creëren van duurzame partner relaties. Door de behoeften van klanten in detail te analyseren, kan ik oplossingen op maat leveren. Mijn doel is om het potentieel van elke account te maximaliseren en de samenwerking en klanttevredenheid te verbeteren door middel van gerichte stappen te ondernemen.